Печати и штампы

Печать представляет собой вещь, с помощью которой люди обозначают свое право на обладание собственности. Печати предназначены для того чтобы заверить подлинность подписи, которую ставит руководитель организации под документами.

Типы печатей по предназначению

Печати и штампы, исходя из их назначения, делят на два типа: основные и вспомогательные.

1. Для доказательства оригинальности документа, на нем размещается оттиск с основной печати, чаще всего гербовой.

2. Вспомогательные или дополнительные печати также имеют информацию о названии организации, с размещенными на ней дополняющими пометками, например, «Для документов», «Канцелярия», «Секретариат», «Для справок» или «Для счетов». Оттиски таких печатей используют для того, чтобы удостоверить подлинность справок или заверить копий документов.

Разновидности штампов

Штамп — это один из видов печатной формы, которая служит для получения оттиска на документах и несет в себе текстовую информацию. Они заменяют надпись, сделанную от руки, в повседневных стереотипных обстоятельствах. И позволяют заметно облегчить работу сотрудников. Отличие штампа от печати в том, что он не имеет юридической силы. Что не мешает ему быть очень востребованным и популярным.

Различают несколько видов штампов.

• Угловой или адресный штамп. Он используется в процессе выдачи справок сотрудникам, в моменты когда у предприятия нет в наличии типографских бланков.

• Регистрационный штамп. Он устанавливает начало отсчитывания срока, отведенного для исполнения документа, и содержит название организации и пространство, в котором указываются даты регистрации документа.

• Штамп секретности документа. Он в обязательном порядке отпечатывается на каждой странице документа в правом верхнем углу. Этот оттиск заключает в себе сведения о конфиденциальности документа.

• Штамп, содержащий реквизиты организации.

• Оттиски для маркировки. Они находят применение в потребностях внутри предприятия и внешний вид и наполнение таких штампов никак не ограничены.

Печати прямоугольные самонаборные имеют большую популярность у работников разных производственных областей. Эта популярность объясняется тем, что нет необходимости изготавливать дополнительное клише. При необходимости внести изменения, нужно просто вставить желаемые знаки в специальные пазы с помощью небольшого пинцета. Такой оттиск используется для создания всех адресных, информационных и маркировочных штампов.

Наборные прямоугольные штампы имеют несколько особенностей

♦ На изменение символов, составляющих ее текст, уходит не очень много времени. Это достаточно трудоемкая и требующая точности работа, потому что все буквы и цифры должны иметь между собой одинаковые промежутки, но при определенной сноровке все получается удачно.

♦ Самонаборные штампы не защищены от имитации. Их легко повторить, чем иногда пользуются мошенники. В связи с этим рекомендуется пользоваться такими штампами только в крайних случаях, когда нужно срочно изготовить оттиск. Или использовать их в не имеющих юридической силы документах.

♦ Универсальность самонаборных штампов делает их очень популярными. Потому что в любой момент можно изменить информацию, которой они наполнены. И содержание текста ограничено только размерами пластины штампа.

♦ К минусу таких оттисков можно отнести отсутствие выбора шрифта и невозможность включить в содержимое изображение или логотип предприятия. Это быстро сглаживается возможностью быстро изменить наполнение в ситуациях когда нужна скорость.

♦ Прямоугольная печать с наборным шрифтом всегда придет на выручку предпринимателю и сэкономит его деньги и время, если штамп нужен срочно, а времени ждать изготовления нет.

♦ Наборная прямоугольная печать имеет гораздо более низкую стоимость, чем ее аналог на автоматической оснастке. К тому же касса букв часто дается в подарок. Она будет обладать несомненным преимуществом для тех предпринимателей, у которых несколько предприятий.

♦ Кажущееся неудобство набора букв и цифр для штампа — в действительности может обернуться тем, что кому-то окажется по вкусу складывать новые варианты текста в оттиске.

♦ Пренебрежение по отношению к наборным печатям в нашей стране достаточно велико. Многие предприниматели имеют мнение, что заказать юридическую печать проще и цена на нее сравнительно небольшая. Но, как уже говорилось, наборная печать окажет неоценимую услугу благодаря своей оперативности.

Эксплуатация оттисков и их хранение

Гербовая печать или основная круглая печать предприятия обязаны содержаться на сохранении во всегда запертом сейфе или несгораемом шкафу в кабинете у руководителя предприятия. Другие сотрудники могут получить эту печать только под расписку, когда руководитель организации по уважительной причине отсутствует продолжительное время на рабочем месте.

Остальные штампы могут находиться у сотрудников, занимающих руководящие должности, которым в обязанности включена обязанность следить за их целостность, надежным хранением и применением по прямому назначению. Их следует хранить в закрывающихся на ключ ящиках стола или шкафа.

Регистрационный учет оттисков организации

Учет всех печатей и штампов в организации должен вестись с применением специально заведенного журнала, который полагается хранить в несгораемом шкафу или сейфе у ответственного за целостность и хранение печатей и штампов сотрудника. Этот журнал заполняется с соблюдением всех правил ведения ценных бумаг, относящихся к документам, которые требуют соблюдения строгой отчетности и безупречно точного ведения. Каждый листок такого журнала в обязательном порядке пронумеровывается. Журнал обязан быть прошнурован и скреплен сургучной печатью и заверен с использованием подписи руководителя предприятия. При поступлении новой печати или штампа, их следует незамедлительно зарегистрировать.

Хищение печати или штампа предприятия

Если гербовая или основная печать организации была утеряна, то необходимо срочно направиться в правоохранительные органы, чтобы сделать соответствующее заявление. В случае похищения оттиска из здания организации, сотрудники полиции тщательно осмотрят помещение и сейф. А при хищении печати не из здания организации, то потребуются объяснения у гражданина, который заявил о пропаже. Справка из полиции подтвердит случай совершения кражи печати и поможет доказать незаконность ее возможного использования мошенниками в своих целях.

Обязательно как можно скорее нужно сообщить о пропаже печати в отделение банка, это уменьшит шансы ею воспользоваться и помочь задержать похитителей с поличным.

Процесс изготовления и уничтожения печатных основ

Все эти действия выполняются строго по приказу руководителя, который основывается на письменном заявлении сотрудника руководящего структурным подразделением организации. Процесс выпуска уникальных печатей и штампов происходит по официальному обращению в фирму, которая осуществляет деятельность по производству печатей и штампов. Распоряжающийся оттиском сотрудник отвечает за их целостность и надлежащее использование до того момента, когда сможет их передать или заменить. Печати и штампы, которые следует заменить, подлежат обязательному официальному процессу уничтожения. Для ликвидации всех оттисков организуется специальная комиссия, которая собирается на основании соответствующего приказа руководителя организации. Комиссия определяет метод, которым будет уничтожена печать, и реализует сам процесс приведения оттиска в негодность. То что можно разрезать — режется, что горит — сжигается, остальное приводится в негодность с использованием напильника. Составляется акт, в котором фиксируется время и место, когда печать была уничтожена.

Контроль за реализацией процесса учета и хранения печатей и штампов

По приказу руководителя организации формируется комиссия, деятельностью которой будет проверка состояния учета и хранения печатей. Результатом контроля является акт, в котором описывается то, насколько соответствует требованиям реальная ситуация с хранением и использованием печатей и штампов.

При смене работника, несущего ответственность за их хранение и учет, руководитель организации также формирует комиссию, которая осуществит процесс проверки и передачи полномочий другому сотруднику.